Kliping koran, akta kelahiran, catatan pernikahan, buku komik, dan dokumen lainnya mungkin merupakan barang yang ingin Anda simpan selama bertahun-tahun. Jika dokumen terbengkalai di ruang bawah tanah atau loteng, mereka dapat rusak dan hilang selamanya, jadi ikuti tip berikut untuk memastikan pelestarian jangka panjang dari kertas berharga Anda. Inilah mengapa kardus arsip diperlukan.
- Simpan kertas di lingkungan yang sejuk, kering, dan gelap
- Panas dan kelembapan dapat menyebabkan kertas menjadi rapuh atau berjamur, dan cahaya dapat menyebabkan kertas memudar atau menguning
- Simpan kertas dalam wadah arsip
- Kotak, selongsong kertas, map, atau keset harus selalu terjaga kualitasnya. Saat membeli bahan penyimpanan, carilah istilah khusus yang menunjukkan stabilitas seperti rendah lignin, bebas lignin dan buffer menyeluruh.
- Plastik stabil yang terbuat dari film poliester tidak dilapisi seperti Melinex; polietilen atau polipropilen juga dapat digunakan
- Jauhkan kliping koran dari dokumen lain
- Koran sangat asam dan dapat merusak kertas lain
- Jika Anda harus menyimpan kliping koran dengan barang lain, letakkan kliping di dalam kantong poliester atau amplop bebas asam
- Untuk penyimpanan kliping koran dalam jangka panjang yang lebih aman, fotokopi semua kliping ke dalam arsip berkualitas tinggi, kertas bebas asam
- Simpan kertas datar, tidak dilipat atau digulung
- Kertas yang digulung dapat menjadi sangat sulit untuk dibuka kemudian, dan kertas yang terlipat akan sering sobek di sepanjang lipatannya
- Gunakan kotak arsip yang cukup besar untuk menampung dokumen datar
- Lepaskan penjepit kertas dan karet gelang
- Lepaskan penjepit kertas lama dengan hati-hati yang dapat menyebabkan robekan atau noda karat, dan karet gelang yang akan rusak dan merusak kertas
- Gunakan folder arsip sebagai gantinya untuk mengelompokkan dan mengatur dokumen
Sangat penting untuk menggunakan rumah arsip untuk semua dokumen penting Anda. Sumber daya di bawah ini menawarkan informasi yang lebih rinci tentang penyimpanan dan bahan presentasi mana yang aman untuk digunakan, dan berisi panduan yang baik untuk perawatan dan penanganan bahan kertas Anda.
Setiap dokumen yang Anda simpan harus diarsipkan untuk alasan yang baik. Alasan-alasan ini biasanya tertulis dalam ‘Kebijakan Penyimpanan Dokumen’ Anda. Jika Anda menyimpan semua dokumentasi yang tidak penting, Anda akan membuat hidup menjadi sangat sulit bagi diri Anda dan pelanggan Anda.
Oleh karena itu, kami menyarankan Anda untuk menghapus semua dokumentasi yang tidak penting sejak awal. Misalnya, Anda dapat memilih untuk menghapus dokumen yang secara hukum tidak diwajibkan untuk Anda simpan. Namun, kami menyarankan Anda memastikan dokumen dibersihkan dengan aman, efisien, dan aman. Juga akan merekomendasikan Anda berinvestasi dalam layanan perusahaan penghancur kertas yang bereputasi baik. Anda akan diberikan ‘sertifikat pemusnahan’ setelah selesainya proses pemusnahan.
Pastikan jadwal retensi mengikuti yang ditetapkan oleh undang-undang atau peraturan industri. Banyak profesional harus memegang dokumen kertas selama tujuh tahun. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk tidak memegang dokumen untuk jangka waktu kurang dari yang ditentukan oleh undang-undang atau peraturan industri ini. Kegagalan untuk menyimpan dokumen dalam batas yang ditentukan oleh hukum dapat mengakibatkan Anda menerima denda yang cukup besar.
Sama pentingnya untuk tidak menyimpan dokumen kertas untuk waktu yang terlalu lama. Ini biasanya berarti Anda membuang-buang uang dengan memegang dokumen kertas saat Anda tidak diharuskan melakukannya. Untuk memastikan dokumen disimpan dalam jangka waktu yang tepat, pastikan ‘kebijakan penyimpanan dokumen’ Anda ditinjau oleh pengacara dan profesional pengarsipan. Ini dapat menghemat sejumlah besar uang dalam jangka panjang.